MARCHÉS PUBLICS EN RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO : QUI DÉCIDE, QUELS SONT LES CRITÈRES ET COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ACCÉDER À LA COMMANDE PUBLIQUE ?
Comprendre le processus de passation, les autorités compétentes, les critères d’attribution et les démarches à suivre Par David MUNDA MUNDA CEO – Munda Society Africa Development (MSAD SARL)
MARCHÉS PUBLICS EN RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO : QUI DÉCIDE, QUELS SONT LES CRITÈRES ET COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ACCÉDER À LA COMMANDE PUBLIQUE ?
Comprendre le processus de passation, les autorités compétentes, les critères d’attribution et les démarches à suivre
Par David MUNDA MUNDA
PDG – Munda Society Africa Development (MSAD SARL)
Introduction
L’accès aux marchés publics constitue l’un des principaux moyens permettant aux entreprises congolaises de participer concrètement au développement de la République démocratique du Congo.
Construction des routes, bâtiments publics, écoles, hôpitaux, fourniture d’équipements, travaux miniers, maintenance industrielle, services informatiques, études techniques, transport, assainissement ou encore approvisionnement : l’État, les provinces, les entités territoriales décentralisées, les établissements publics et les entreprises publiques ont régulièrement besoin de prestataires privés.
Mais une question revient souvent :
Qui décide réellement de l’attribution d’un marché public en RDC ?
Contrairement à certaines idées reçues, l’attribution d’un marché public ne devrait pas dépendre de la simple volonté personnelle d'un ministre, d'un gouverneur, d'un directeur général ou d'un responsable administratif.
La commande publique est encadrée par un système juridique et institutionnel qui repose notamment sur la Loi n°10/010 du 27 avril 2010 relative aux marchés publics, ainsi que sur ses textes d’application. Cette législation établit notamment les principes de liberté d’accès, d’égalité de traitement, de transparence, d’éthique et de prise en compte des compétences nationales.
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1. QUI DÉCIDE DE LA PASSATION D’UN MARCHÉ PUBLIC ?
Il faut distinguer plusieurs responsabilités.
A. L’autorité contractante
L’autorité contractante est au cœur du processus.
Il s'agit de la personne morale de droit public — ou, dans certaines situations prévues par la loi, de droit privé — qui définit le besoin, prépare le projet, organise la procédure de passation et assure le suivi de l'exécution du marché.
La loi prévoit que la gestion des projets et la passation des marchés publics sont assurées par l'autorité contractante, à travers sa cellule compétente de gestion des marchés publics.
Selon le type de projet, l'autorité contractante peut donc être, par exemple :
- un ministère ;
- une province ;
- une ville ou une autre entité territoriale décentralisée ;
- un établissement public ;
- une entreprise publique ;
- ou une autre structure habilitée à passer le marché.
Il est donc important de ne pas confondre l'autorité politique et l'autorité contractante.
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2. LE RÔLE DE LA CELLULE DE GESTION DES PROJETS ET DES MARCHÉS PUBLICS
Chaque autorité contractante dispose d'une structure chargée de conduire la procédure.
La Cellule de gestion des projets et des marchés publics (CGPMP) intervient notamment dans :
- la planification des marchés ;
- l'élaboration du plan annuel de passation des marchés ;
- la préparation des dossiers d'appel d'offres ;
- la définition des besoins techniques ;
- le lancement des appels à concurrence ;
- la réception des offres ;
- l'évaluation et le classement des soumissions ;
- la préparation des projets de contrats ;
- le suivi de l'exécution des marchés.
Autrement dit, lorsqu'une entreprise souhaite obtenir un marché public, elle doit comprendre que le processus passe par une procédure institutionnelle, et non simplement par une prise de contact avec une personnalité.
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3. LE RÔLE DE LA DGCMP
La Direction Générale du Contrôle des Marchés Publics (DGCMP) intervient dans le contrôle a priori des procédures.
Son rôle est notamment de vérifier le respect des règles applicables à la préparation et à la passation des marchés.
Ce contrôle peut notamment prendre la forme d'avis de non-objection, d'autorisations ou de dérogations lorsque celles-ci sont prévues par les textes.
La DGCMP n'est donc pas simplement une entreprise qui attribue des marchés : elle intervient dans la chaîne de contrôle de la commande publique.
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4. LE RÔLE DE L’ARMP
L'Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) joue un rôle différent.
Elle intervient notamment dans :
- la régulation du système des marchés publics ;
- le contrôle a posteriori ;
- les audits ;
- le règlement des différends ;
- la formation ;
- le renforcement des capacités des acteurs de la commande publique.
L'ARMP est donc un acteur essentiel du système, mais elle ne doit pas être confondue avec l'autorité contractante qui conduit directement la procédure d'attribution.
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5. QUI ATTRIBUE FINALEMENT LE MARCHÉ ?
Il faut ici faire une distinction importante entre évaluation, attribution et approbation.
La procédure permet d'abord de recevoir et d'évaluer les offres selon les critères établis dans le dossier d'appel d'offres.
Le soumissionnaire retenu devient l'attributaire avant l'approbation du marché.
Cependant, la loi prévoit qu'un marché public n'a d'effets qu'après son approbation par l'autorité compétente selon les modalités prévues par les textes.
Ainsi, une entreprise ne devrait pas considérer qu'elle possède définitivement le marché simplement parce qu'elle a été informée qu'elle est « première » ou « retenue ».
L'approbation constitue une étape juridique essentielle.
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6. QUELS SONT LES CRITÈRES POUR GAGNER UN MARCHÉ PUBLIC ?
La loi congolaise prévoit plusieurs catégories de critères.
A. La situation juridique de l'entreprise
L'entreprise doit être juridiquement en règle.
Cela implique notamment de pouvoir démontrer son existence légale et sa capacité à contracter.
Une entreprise qui souhaite accéder sérieusement à la commande publique doit donc disposer d'un dossier administratif propre et actualisé.
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7. LA CAPACITÉ PROFESSIONNELLE
L'entreprise doit démontrer qu'elle possède les compétences nécessaires pour réaliser le marché.
Par exemple, pour un marché de construction d'un bâtiment, il ne suffit pas d'avoir une société enregistrée.
Il faut pouvoir démontrer :
- les compétences techniques ;
- les ressources humaines ;
- l'expérience des équipes ;
- l'encadrement technique ;
- les moyens matériels ;
- les qualifications professionnelles nécessaires.
Pour un marché minier, industriel ou de génie civil, cette dimension devient particulièrement importante.
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8. LA CAPACITÉ TECHNIQUE
L'administration cherche à savoir :
« Cette entreprise est-elle réellement capable d'exécuter ce marché ? »
Elle peut donc examiner :
- les équipements disponibles ;
- les machines ;
- les véhicules ;
- le personnel technique ;
- les ingénieurs ;
- les techniciens ;
- les références similaires ;
- la méthodologie proposée ;
- le délai d'exécution.
Une entreprise qui ne possède aucun moyen technique et qui ne peut pas démontrer comment elle compte exécuter le contrat risque naturellement d'être désavantagée.
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9. LA CAPACITÉ FINANCIÈRE
C'est un élément essentiel.
Une entreprise peut avoir une excellente équipe technique mais être incapable de financer correctement l'exécution d'un marché.
L'autorité contractante peut donc examiner les éléments permettant d'apprécier la capacité financière du soumissionnaire.
Pour les grands marchés, une entreprise doit être capable de démontrer qu'elle dispose d'une structure financière compatible avec le niveau de responsabilité du contrat.
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10. LES RÉFÉRENCES DE L’ENTREPRISE
Les références constituent également un élément important.
Une entreprise qui a déjà exécuté des travaux similaires peut présenter :
- des attestations de bonne exécution ;
- des procès-verbaux de réception ;
- des contrats antérieurs ;
- des certificats de services faits ;
- des références de clients publics ou privés ;
- des photographies des réalisations ;
- des fiches techniques des projets réalisés.
L'objectif est simple :
Prouver que l'entreprise ne promet pas seulement de réaliser le projet, mais qu'elle possède déjà une expérience vérifiable.
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11. LA SITUATION FISCALE, DOUANIÈRE ET SOCIALE
La législation prend également en compte la situation de l'entreprise vis-à-vis :
- des services fiscaux ;
- des douanes ;
- des organismes de protection sociale.
Une entreprise qui souhaite travailler avec l'État doit donc accorder une importance particulière à sa conformité administrative et fiscale.
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12. L’OFFRE FINANCIÈRE N’EST PAS LE SEUL CRITÈRE
Une erreur fréquente consiste à penser :
« Celui qui propose le prix le plus bas gagne automatiquement. »
Ce n'est pas nécessairement le cas.
La loi prévoit que l'offre économiquement la plus avantageuse est évaluée notamment selon :
- le prix ;
- le délai d'exécution ;
- les coûts de fonctionnement ;
- le service après-vente ;
- les conditions de paiement ;
- la garantie ;
- l'impact environnemental ;
- l'utilisation des compétences nationales.
Une entreprise doit donc chercher non seulement à être moins chère, mais surtout à présenter la meilleure offre conforme aux exigences du dossier d'appel d'offres.
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13. COMMENT UNE ENTREPRISE PEUT-ELLE ARRIVER JUSQU’AU MARCHÉ ?
La première étape est de devenir une entreprise éligible et prête à soumissionner.
Il faut notamment préparer un dossier comprenant, selon les exigences du marché :
Documents administratifs
- documents constitutifs de la société ;
- preuve d'existence légale ;
- documents fiscaux ;
- documents sociaux ;
- attestations exigées ;
- identification des dirigeants ;
- pouvoirs de signature ;
- documents bancaires requis.
Documents techniques
- présentation de l'entreprise ;
- organigramme ;
- CV des principaux experts ;
- liste des équipements ;
- moyens matériels ;
- méthodologie ;
- planning d'exécution ;
- références similaires.
Documents financiers
- offre financière ;
- capacités financières demandées ;
- garanties ou cautions lorsqu'elles sont prévues ;
- autres documents financiers exigés dans le dossier d'appel d'offres.
Il faut toujours suivre exactement le dossier d'appel d'offres, car les pièces exigées peuvent varier selon le marché.
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14. IL FAUT SURVEILLER LES OPPORTUNITÉS DE MARCHÉS
Une entreprise ne doit pas attendre qu'un marché lui soit personnellement proposé.
Elle doit mettre en place une véritable veille commerciale et institutionnelle.
Cela consiste à surveiller :
- les avis d'appel d'offres ;
- les plans de passation des marchés ;
- les avis de préqualification ;
- les consultations ;
- les demandes de propositions ;
- les opportunités des ministères ;
- les projets des provinces ;
- les établissements publics ;
- les entreprises publiques ;
- les projets financés par les partenaires techniques et financiers.
La CGPMP participe notamment à l'élaboration et à la publication du plan annuel de passation des marchés.
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15. LA PRÉPARATION D’UNE SOUMISSION
Lorsqu'une opportunité correspond aux capacités de l'entreprise, il faut étudier minutieusement le dossier.
L'entreprise doit répondre à trois questions :
1. Sommes-nous juridiquement éligibles ?
2. Avons-nous les capacités techniques et financières ?
3. Pouvons-nous respecter exactement les exigences du cahier des charges ?
Si la réponse est oui, l'entreprise peut préparer sa soumission.
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16. LE CAHIER DES CHARGES EST LA RÈGLE DU JEU
Le cahier des charges décrit ce que l'autorité contractante attend.
Il peut préciser :
- les travaux à réaliser ;
- les quantités ;
- les normes techniques ;
- les délais ;
- les qualifications exigées ;
- les équipements nécessaires ;
- les garanties ;
- les conditions financières ;
- les modalités de présentation des offres.
Une entreprise peut être excellente dans son domaine et pourtant perdre un marché simplement parce qu'elle n'a pas respecté une exigence du dossier.
La première stratégie pour gagner un marché public est donc de respecter intégralement le cahier des charges.
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17. L’ÉVALUATION DES OFFRES
Après la clôture de la procédure, les offres sont examinées selon les règles prévues.
Les offres peuvent notamment être analysées sous l'angle :
- administratif ;
- technique ;
- financier.
Les soumissionnaires sont ensuite évalués conformément aux critères annoncés dans le dossier.
Il ne devrait donc pas être possible de modifier arbitrairement les critères après réception des offres.
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18. PEUT-ON OBTENIR UN MARCHÉ SANS APPEL D’OFFRES ?
Il existe des procédures autres que l'appel d'offres ouvert, notamment dans les situations prévues par la législation.
La loi définit notamment le marché de gré à gré ou par entente directe comme un marché passé sans appel d'offres.
Cependant, cela ne signifie pas que n'importe quel responsable peut simplement décider de donner un marché à une entreprise de son choix.
Les procédures dérogatoires sont encadrées par les textes et doivent respecter les conditions qui leur sont applicables.
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19. LE CONTACT AVEC LES AUTORITÉS : IMPORTANT, MAIS À NE PAS CONFONDRE AVEC L’ATTRIBUTION
Une entreprise sérieuse doit évidemment développer des relations professionnelles avec :
- les ministères ;
- les provinces ;
- les établissements publics ;
- les entreprises publiques ;
- les partenaires techniques et financiers ;
- les structures chargées des projets.
Mais le rôle d'une rencontre institutionnelle doit être compris correctement.
Une entreprise peut présenter :
- son expertise ;
- ses capacités ;
- ses références ;
- ses équipements ;
- ses solutions ;
- ses projets ;
- ses capacités d'investissement.
Cela permet de faire connaître l'entreprise et son savoir-faire.
Mais lorsqu'un marché est soumis aux règles de la commande publique, la connaissance d'un responsable ne remplace pas la procédure de passation.
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20. COMMENT UNE PME CONGOLAISE PEUT AUGMENTER SES CHANCES ?
Une PME qui souhaite accéder aux grands marchés doit progressivement construire sa crédibilité.
Première stratégie : se spécialiser
Il vaut mieux être reconnu comme spécialiste dans certains domaines que de prétendre pouvoir tout faire sans preuve.
Deuxième stratégie : construire des références
Commencer par des marchés de taille adaptée à ses capacités permet de constituer un historique professionnel.
Troisième stratégie : travailler en groupement
La loi reconnaît la possibilité de groupements d'entreprises.
Une entreprise qui ne possède pas seule toutes les capacités nécessaires peut donc, lorsque le dossier le permet, s'associer à d'autres entreprises disposant de compétences complémentaires.
Quatrième stratégie : investir dans la conformité
Une entreprise bien organisée doit pouvoir produire rapidement ses documents administratifs, fiscaux, techniques et financiers.
Cinquième stratégie : maîtriser les appels d'offres
Il faut former une équipe capable de lire un DAO, analyser les critères, préparer une offre technique et construire une offre financière cohérente.
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21. LES ERREURS À ÉVITER
Certaines pratiques peuvent sérieusement compromettre la crédibilité d'une entreprise.
Il faut notamment éviter :
- les faux documents ;
- les fausses références ;
- les informations financières falsifiées ;
- les fausses attestations de bonne exécution ;
- les promesses impossibles à respecter ;
- les offres financièrement irréalistes ;
- les conflits d'intérêts ;
- les pratiques de corruption ;
- la sous-estimation volontaire des exigences techniques ;
- la remise d'un dossier incomplet.
La commande publique repose notamment sur les principes d'éthique et de transparence.
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22. LE SECRET N’EST PAS DE « CONNAÎTRE QUELQU’UN »
Dans un système professionnel de commande publique, la question fondamentale ne devrait pas être :
« Qui connais-tu ? »
Mais plutôt :
« Quelle est ta capacité à répondre au besoin de l'État, dans les conditions prévues par le marché ? »
Une entreprise compétitive doit pouvoir démontrer quatre choses :
CAPACITÉ + EXPÉRIENCE + CONFORMITÉ + COMPÉTITIVITÉ.
C'est cette combinaison qui permet de construire une entreprise capable de gagner durablement des marchés.
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23. POUR UNE ENTREPRISE COMME MSAD SARL
Pour une société multisectorielle comme Munda Society Africa Development (MSAD SARL), la stratégie devrait consister à structurer plusieurs dossiers de capacité correspondant à ses différents secteurs d'intervention :
BTP et infrastructures
- travaux publics ;
- bâtiments ;
- réhabilitation ;
- ouvrages ;
- infrastructures.
Maintenance et industrie
- maintenance industrielle ;
- équipements ;
- fournitures ;
- services techniques.
Agro-industrie
- production ;
- transformation ;
- fourniture de produits ;
- développement de chaînes de valeur agricoles.
Logistique et transport
- fourniture ;
- transport ;
- gestion logistique ;
- équipements.
Mines
- prestations techniques ;
- études ;
- services spécialisés ;
- équipements et maintenance, selon les autorisations et qualifications requises.
Pour chaque domaine, MSAD SARL devrait disposer d'un dossier technique spécialisé, plutôt qu'un seul dossier général.
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CONCLUSION
La passation d'un marché public en République démocratique du Congo repose sur une chaîne institutionnelle précise.
L'autorité contractante prépare et conduit la procédure, sa cellule de gestion des projets et marchés publics joue un rôle opérationnel majeur, la DGCMP intervient dans le contrôle a priori, tandis que l'ARMP assure notamment la régulation et le contrôle a posteriori. Enfin, le marché doit être approuvé par l'autorité compétente pour produire ses effets juridiques.
Pour l'entreprise candidate, la réussite repose principalement sur :
1. Une existence juridique régulière ;
2. Une situation fiscale et sociale en ordre ;
3. Une capacité technique démontrable ;
4. Une capacité financière adaptée ;
5. Des références vérifiables ;
6. Une équipe compétente ;
7. Une offre technique solide ;
8. Une offre financière compétitive ;
9. Le respect strict du cahier des charges ;
10. Le respect de la procédure et des règles d'éthique.
La commande publique ne doit donc pas être considérée uniquement comme une opportunité commerciale. Elle constitue également un mécanisme par lequel l'État transforme les ressources publiques en infrastructures, services et équipements au bénéfice de la population.
Le véritable enjeu pour les entreprises congolaises est désormais de passer d'une logique de recherche de marchés à une logique de construction de capacités capables de gagner les marchés de manière régulière, transparente et durable.
David MUNDA MUNDA
Géologue – Manager International – MBA en Administration des Affaires
PDG – Munda Society Africa Development (MSAD SARL)
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